Если водитель заправился в нерабочее время
Обновлено: 02.07.2024
Существует вопрос по удержанию НДФЛ с расходов на заправку автомобиля в выходные и праздничные дни.
Согласно политики, наши сотрудники могут свободно заправляться в выходные дни, но при этом мы должны у них удерживать налог.
Мы подняли это вопрос с HR и сейчас рассматриваются следующие возможные варианты:
1. Принять риск и не удерживать НДФЛ + принимать расходы
2. Удерживать и возмещать НДФЛ+не принимать расходы
3. Все же запретить заправку в выходные дни.
Как вы считаете, есть ли какие варианты пойти по первому пути?
Спасибо
Оксана
-->
здравствуйте, Оксана.
чтобы полноценно ответить на поставленный вопрос, необходимо изучить Ваши внутренние нормативные акты, ту же политику, положения о возмещении, договоры с сотрудниками, заправляющими автотранспорт.
В связи с тем, что предоставленной информации для оценки налоговых рисков крайне недостаточно, Ваш вопрос похож скорее на игру в напёрсточки. Я попробую - вариант 3. Угадала?
Оксана, как можно излагать подобным образом тему? Вы ведь налоговый консультант! Приходится Вас "расшифровывать", догадываясь о смысле Ваших заморочек.
Посмотрите конференцию от 4 июля 2013 года (еле отыскала для Вас ссылку - конференция была более года назад!) Автор Антон Старостин. Название: "Не платим НДФЛ и страховые взносы с расходов по оплате проживания работников".
Вот ссылка.
Тема близка Вашей. Как я понимаю, речь Вы ведёте о компенсационных выплатах работникам на бензин. С суммы выплат хотите не удерживать НДФЛ и одновременно (в обход абзаца 2 п. 9 ст. 217 НК) относить эти расходы (как расходы, связанные с реализацией) на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организацией. Это и есть искомое Вами оптимальное решение, изложенное в вар-те 1.
Да, есть такой путь, однако одной учётной политикой тут не прикрыться.
Прочитайте внимательно п. 1 ст. 217 НК - не подлежат обложению по НДФЛ компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим зак-вом. Теперь посмотрите ст. 188 ТК. Как я понимаю, Ваши работники в интересах работодателя используют личные ТС. Если конечно их работа носит разъездной характер либо это ответственные работники из категории руководителей, использующие личный транспорт для перемещений в рабочее время. Выплачивать такие компенсации - обязанность работодателя. Условия о них нужно включить в коллективный договор и индивидуальные ТД. В коллективном договоре оговорите характер труда работников, которым положена компенсация. И только при таком (тщательном!) документальном оформлении можно относить выплаты компенсаций на расходы, связанные с оплатой труда (ст. 255 НК). Иначе НДФЛ придётся удерживать и исчислять в соответствии с 211 НК, да и отнесение этих расходов к расходам, связанным с реализацией, будет проблематично.
Про какое возмещение по НДФЛ говорите Вы во втором варианте, не понятно! Нет подобных профессиональных налоговых вычетов (См.: 221 НК).
С целью получения компенсации оплаты за бензин я бы "запретила заправляться" работникам, получающим компенсации, в выходные нерабочие и праздничные дни. Издайте приказ, в соответствии с которыми платёжные документы по оплате за бензин, оформленные в такие дни, к учёту для выплаты компенсации не принимаются - расходы работников считаются совершёнными в личных целях. Ознакомьте работников, получающих компенсацию, под роспись. Как-то так.
Для удобного взаимодействия с нашим сайтом, предлагаем вам воспользоваться современными браузерами.
Почему нужно поменять браузер.
Ваш браузер не просто старый, а устаревший. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы ниже в несколько раз!
Можно ли заправлять служебный автомобиль в нерабочее время?
Заправка служебного автомобиля после рабочего дня и в выходные обычно вызывает серьезные вопросы, хотя законодательство не запрещает совершение сделок по приобретению или получению горючего от имени организации в нерабочее время.
Конечно, у бухгалтеров возникает масса вопросов: можно ли списывать приобретенное в выходной горючее и включать его в расходы в налоговом учете? Надо ли оплачивать водителю время, потраченное на заправку, как рабочее?
Можно ли заправлять служебный автомобиль в нерабочее время?
Владимир Васильевич, аудитор:
– Данный вопрос возникает у многих организаций. Если нет документального обоснования таких фактов (командировка, ненормированный рабочий день), то у контролирующих органов при проверке могут возникнуть вопросы различного характера.
Например, если работник в свой выходной день заправляет автомобиль, то данный факт органы Минтруда и соцзащиты могут расценить как нарушение трудового законодательства: работник фактически работал, а зарплату за этот день не получал.
У налоговых органов могут появиться вопросы, например, о правомерности отнесения части амортизации на затраты для целей налогообложения прибыли, а также суммы топлива на затраты.
Таких ситуаций, в случае отсутствия документального обоснования, лучше не допускать.
Ольга Сергеевна, главный бухгалтер:
– В нашей организации работники используют свои автомобили для выполнения трудовых обязанностей. С ними заключены соответствующие договоры. И хотя мы разработали порядок учета топлива, который позволяет определить, сколько его было потрачено на производственные цели, нас все-таки волнует этот вопрос.
Случается, автомобилисты заправляются в выходные и праздничные дни. Почему-то принято считать, что заправка автомобиля в выходной день или в нерабочее время свидетельствует о его использовании не в производственных, а в личных интересах работника. Поэтому соответствующая часть пробега является дополнительным благом, которое должно облагаться налогами.
Но проблемы я не вижу, поскольку списываю только топливо, использованное в служебных целях. А это не что иное, как затраты предприятия.
Наталья Николаевна, бухгалтер:
– У нас такая же проблема. Водители заправляют транспорт, принадлежащий нашей организации, в нерабочее время. А бухгалтерии нужно это достойно и обоснованно оформить, доказать необходимость заправки в производственных целях.
Хотелось бы обойтись минимальным оформлением и не нести дополнительных расходов на водителей (командировочные, работа в нерабочее время и т.д.). Конечно, мне не понятно: как можно расценивать время заправки автомобиля как время его использования, ведь используется он подготовленным к работе (заправленным) в рабочее время?!
Читайте также: