Компенсация водителям грузовых автомобилей

Обновлено: 02.07.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Транспорт по умолчанию считается источником повышенного риска, поэтому режим занятости и отдыха для профессии водитель особенно важен. Необходимо тщательно контролировать соответствие рабочего времени шоферов нормам, предусмотренным ТК РФ.

Могут ли они претендовать на дополнительные дни отпуска впридачу к ежегодному обычному? На каких условиях допотпуск предоставляется работодателем? Как оформляется эта процедура? Рассмотрим подробнее.

Регулирующие законодательные акты

Особенности режима занятости и свободного времени водителей регламентируются в следующей государственной документации и внутренних актах организаций:

Какими могут быть дополнительные отпуска

В официальных государственных документах не оговариваются конкретные профессии, для которых оплаченный отпуск не исчерпывается основным ежегодным. ТК РФ и другие источники лишь указывают на определенные категории трудоустроенных людей, которым полагается дополнительный отпуск. Должность водителя чаще всего подпадает сразу под несколько возможных категорий, входя в соответствующие списки и упоминаясь в статьях Трудового кодекса. Добавочные отпускные дни гарантированно получат сотрудники, в данном случае водители:

занятые трудом с тяжелыми, вредными, опасными условиями;
переведенные на ненормированный рабочий день;
трудящиеся в условиях, признанных особыми, то есть оказывающими влияние на психоэмоциональное состояние;
чье место работы находится на Крайнем Севере и районах с приравненными условиями.

Это обязательные требования законов, но у работодателей есть еще и возможности увеличить свободные от работы дни еще и по иным причинам:

за солидный стаж работы водителем (на усмотрение руководства, но должен составлять не менее полугода);
работодательской инициативой (просто по желанию нанимателя).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель вправе установить своим водителям дополнительный отпуск просто по своей воле и финансовым возможностям, если это входит в противоречия с требованиями ТК РФ, отразив это в локальных нормативных актах. Во внутренних актах разрешено утверждать сроки отпусков, отличающиеся от положенных в законодательстве, но только в большую сторону. Если наличествует профсоюз, его мнение необходимо учесть.

Общие правила предоставления добавочных отпусков

Дополнительный отпуск – это время, предусмотренное для отдыха в придачу к дням основного оплачиваемого отпуска, предоставляемое в течение года по признанным законом основаниям. Такой вид отпуска практически не отличается от общепринятого ежегодного в отношении особенностей предоставления. Однако существуют важные моменты, на которые следует обратить внимание.

Больше, чем положено. Дни допотпуска входят в отпускные дни сверх длительности обычного ежегодного отдыха. Таким образом, в течение года водитель получит в свое распоряжение больше отпускных дней, чем стандартные 28.
Когда вам угодно. Добавочные дни могут быть присоединены к любой части основного отпуска или быть взяты отдельно. Их можно переносить на следующий год (кроме отпуска за вредные условия, его надо отгулять исключительно в рабочем году).
Гуляем по частям? Можно дробить дополнительные отпуска, так же как и основные. Обязательное правило – одна из частей должна составить не менее 2 недель. Если отпуска объединялись, их можно делить произвольно. Например, основной отпуск в 28 дней и дополнительная неделя могут быть разбиты на 2 части: в 20 и 15 дней или иначе.
Отработай хотя бы полгода. Как и основной, дополнительный отпуск нужно заработать, проведя за рулем на пользу предприятию непрерывно не менее 6 месяцев. Хотите уйти в отпуск раньше? Это возможно либо авансом, либо пропорционально времени, которое вы отработали.
А если не отдыхалось? Водитель, не использовавший полагающиеся ему дополнительные отпускные деньки, обязательно получит за них денежную компенсацию, если надумает уволиться.
Выпали праздники. Нерабочие дни, оказавшиеся в числе добавочных отпускных, не учитываются, считаются только рабочие. При написании заявления на отпуск нужно не упустить этот момент, правильно посчитав и указав дату выхода на работу.

Виды водительских дополнительных допотпусков

Рассмотрим особенности дополнительного оплачиваемого времени для отдыха водителей по различным основаниям.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ! Так как должность водителя подпадает сразу под несколько оснований, то для определения отпуска выбирается одно, по которому положено наибольшее количество дней.

Работа водителя, к сожалению, предусматривает много факторов отрицательного воздействия на здоровье труженика:

физические нагрузки (на мышцы и органы восприятия);
эмоциональные стрессы;
дыхание загазованным воздухом;
вибрация;
тяжелый микроклимат на рабочем месте – за рулем и др.

Все это позволяет отнести эту профессию к вредным, тяжелым и опасным видам занятости, она входит в упоминающийся выше Список. А таким категориям работников гарантируется дополнительный отпуск. Закон устанавливает его минимальную длительность в 7 рабочих дней, но работодатель может по своему усмотрению увеличить этот срок.

Условие о данном виде добавочных отпускных дней должно быть внесено в трудовой договор водителя при трудоустройстве, а также отмечено в коллективном договоре, отраслевом соглашении.

Допотпуск за ненормированность рабочего дня

Данный режим может быть в ряде случаев установлен:

водителям легковых авто (кроме таксистов);
водителям экспедиций в полевых условиях.

Если водитель получил в трудовой договор такую характеристику режиму своего труда, ему гарантирован дополнительный отпуск не менее 3 дней, если большее количество не предусмотрено локальными актами. Причем эти дни он вправе отгулять, даже если в течение рабочего года ему ни разу так и не привелось превысить обычный режим занятости.

В отпуск, потому что особенные

Водители на Севере

Эта категория тружеников также имеет право на дни отдыха в плюс к основному отпуску. Закон добавляет 24 рабочих дня для водителей Крайнего Севера и 16 дней – для шоферов, работающих в приравненных к нему районах.

Водители скорой помощи

Особенности учета оплаты дополнительных отпусков

Поскольку данные дни отдыха относятся к оплачиваемым, расходы на их оплату закономерно уменьшат базу налога на прибыль.

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Периодически служебный автомобиль водителя находится на техническом осмотре или ремонте, при этом ремонт осуществляет либо сам водитель, либо специализированная организация (сложный ремонт).

Вопросы:

Является ли простоем для водителя нахождение транспортного средства на техосмотре или ремонте?

В каком размере в этом случае начисляется заработная плата?

Ответ юриста

Согласно статье 72.2 ТК РФ под простоем следует понимать временную приостановку работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Простой может затрагивать как одного работника, группу работников, так и всех работников структурного подразделения или организации.

Следует отметить, что если ремонт носит плановый характер, то время его проведения можно отнести к простою по вине работодателя. Если в организации сложилась аварийная ситуация, то простой можно квалифицировать как не зависящий от сторон. Если ремонт в организации производится в связи с нарушениями со стороны работника, то время его проведения является простоем по вине работника.

Оплата времени простоя зависит от того, по чьей вине произошел простой. Согласно части 1 статьи 157 ТК РФ время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.

Простой по обстоятельствам, не зависящим от сторон, оплачивается в размере двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (часть 2 статьи 157 ТК РФ).

Необходимо отметить, что временную приостановку работы можно считать простоем, когда работодателем принято соответствующее решение, закрепленное в локальном акте организации, содержащем информацию о причинах экономического, технологического, технического или организационного характера для приостановления работы, а также о том, что в указанный период будут производиться выплаты в соответствии со статьей 157 ТК РФ.

Оплата за простой производится в дни выплаты заработной платы, установленные в организации.

Из вышеизложенного следует, поскольку в период ремонта (тех. осмотра) автомобиля водитель фактически не выполняет свои трудовые функции, работодатель может объявить простой. Например, если ремонт носит плановый характер, то время его проведения можно отнести к простою по вине работодателя. Если в организации сложилась аварийная ситуация, то простой можно квалифицировать как не зависящий от сторон.

Подборка документов (см. приложение):

Статья: Как оплатить работнику время простоя? (Будакова Н.И.) ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 9)

Типовая ситуация: Как оплатить простой (Издательство "Главная книга", 2019)

Вопрос: У нас планируется объявить простой из-за ремонта в цехе. Какие выплаты нужно сделать работникам за время, пока они не будут работать? ("Главная книга", 2019, N 5)

За текущий год порядок возмещения командировочных расходов менялся дважды. С 23 марта вступило в силу общее для всех командировок (заграничных и по Республике Беларусь) Положение N 176. Для целей возмещения командировочных расходов водители были разделены на тех, которые осуществляют международные автомобильные перевозки для собственных нужд организации, и осуществляющих иные перевозки. Для этих групп водителей был определен разный порядок расчета суммы возмещаемых расходов. При этом трудности представляли критерии, согласно которым водителей следовало делить на указанные группы.

С 7 сентября в силу изменений, внесенных в Положение N 176, больше не требуется разбираться в нюансах конкретной автомобильной перевозки: международная она или нет, для собственных нужд организации или иная. Сейчас ориентиром выступают характеристики транспортного средства, которым управляет командированный водитель.

Ответим на вопросы о нынешнем порядке возмещения командировочных расходов водителям.

1. В каком случае командировочные расходы водителю следует рассчитывать, как обычному работнику, а когда — по правилам гл. 7 Положения N 176?

Справочно
Определения служебного и специального легковых автомобилей (пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя) приводятся в нескольких нормативных документах :
служебный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в том числе для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юридического лица;
специальный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для выполнения возложенных на юридическое лицо задач и функций, укомплектованный специальным технологическим оборудованием и (или) имеющий специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, а также легковые автомобили оперативного назначения.
Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов водителям.

Пример

Ситуация 1. Румянцев А.Н. направлен в командировку в г. Москву в качестве водителя служебного легкового автомобиля для перевозки трех сотрудников организации к месту проведения выставки.

Ситуация 2. Маршал Е.Ф. направлен в командировку в г. Новозыбков в качестве водителя служебного легкового автомобиля для доставки маловесного груза (швейные изделия).

Ситуация 3. Князев И.Г. направлен в командировку в г. Минск в качестве водителя грузового автомобиля для перевозки груза (мебель). Вместе с ним на этом автомобиле в командировку следует рабочий-монтажник.

В первых двух ситуациях исходим из того, что перевозки осуществляются водителями на служебных легковых автомобилях. Тот факт, что во второй ситуации таким автомобилем перевозится груз, роли не играет, поскольку это не изменяет характеристики автомобиля. Значит, командировочные и Румянцеву А.Н., и Маршалу Е.Ф. возмещаются по общеустановленным правилам, то есть исходя из норм гл. 2 — 4 Положения N 176.

В третьей ситуации водитель Князев И.Г. следует в командировку за рулем грузового автомобиля, соответственно расчет командировочных расходов производится по правилам гл. 7 Положения N 176.

Отметим, если рассматривать возмещение расходов по найму, то ключевым отличием является следующий факт:

— водителям, которые подпадают под нормы гл. 7, указанные расходы в составе общей выплаты оплачиваются за все дни командировки, в том числе за время нахождения в пути ;

— прочим водителям, которые Положением N 176 приравниваются к обычным работникам, — только за период нахождения в месте командировки (при условии, что на эти цели работнику не выдана корпоративная карта) .

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Саратов на 5 дней (дни отъезда в командировку и прибытия из нее являются соответственно днями пересечения границы Республики Беларусь). В месте командировки он находился 3 дня/2 ночи. По возвращении из командировки документы, подтверждающие фактические расходы по найму, водитель не представил.

Ситуация 1. Он осуществляет перевозку пассажиров автобусом. Общая выплата для России установлена нанимателем в размере 50 евро.

Ситуация 2. Он следует за рулем служебного легкового автомобиля. Аванс выдан наличными.

В первой ситуации возмещение командировочных расходов производится работнику по правилам гл. 7, то есть ему полагается общая выплата в сумме 250 евро (50 евро x 5 дней). Даты прибытия в г. Саратов и убытия из него в расчет не принимаются.

Во второй ситуации возмещение расходов по найму производится водителю по правилам гл. 2 — 4, то есть в сумме 240 долл. США (120 долл. США x 2 ночи). Суточные возмещаются за все дни командировки в сумме 150 долл. США (30 долл. США x 5 дней). Итого работнику причитается 390 долл. США (240 долл. США + 150 долл. США).

2. Можно ли установить общую выплату разной величины в зависимости от таких критериев, как место командировки, ее продолжительность (многодневная/однодневная), профессиональные характеристики водителя (стаж, категория)?

Размер и порядок расчета общей выплаты водителям определяются нанимателем (целесообразно закрепить в локальном правовом акте, например в положении о командировках). Вместе с тем диапазон, в рамках которого может варьировать наниматель при установлении величин общей выплаты, законодательно ограничен, а именно за время нахождения :

— в пределах Республики Беларусь — не более пятикратного размера суточных (45 руб.), но не менее однократной их величины (9 руб.);

— за время нахождения за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

В рамках командировок по Беларуси, а также за границу размер общей выплаты в отношении различных населенных пунктов (стран) командирования наниматель вправе установить как единым, так и отличающимся. Главное при этом — соблюсти вышеобозначенные диапазоны.

Пример

в пределах Республики Беларусь: для областных центров и Минска — 45 руб., районных центров — 35 руб., остальных населенных пунктов — 25 руб.;

за границей: для России — 25 евро, г. Москвы — 80 евро, Украины — 50 евро.

Вместе с тем ряд критериев не может служить основанием установления в организации отличающихся размеров общей выплаты. К таковым относится в том числе продолжительность командировки (многодневная/однодневная). При командировании на один день общая выплата командированному водителю составляет 100% определенного нанимателем ее размера . То есть согласно законодательству независимо от того, является ли командировка в один и тот же населенный пункт (страну) многодневной или однодневной, величина общей выплаты в расчете за день в любом случае должна совпадать.

Также критерием отличающейся общей выплаты не могут являться профессиональные характеристики конкретного водителя. В противном случае речь можно вести о дискриминации, поскольку право на возмещение командировочных расходов обусловлено гарантией, установленной законодательством, и не связано со спецификой трудовой функции, навыками и личностью работника .

3. Водителю грузового автомобиля при направлении в загранкомандировку выдана корпоративная банковская карта для оплаты расходов, в том числе по найму жилья. Означает ли это, что направляющая сторона оплатила водителю жилое помещение и возмещение командировочных ему надлежит производить не в виде общей выплаты, а исходя из фактических документально подтвержденных расходов?

Возмещение командировочных расходов водителям грузовых автомобилей производится по правилам гл. 7 Положения N 176, а именно п. 37 — 44 . То есть нормы п. 17 Положения N 176 в отношении указанных водителей не применяются.

Так, возмещение командировочных расходов этим работникам производится в виде общей выплаты, конкретный размер которой в установленном диапазоне определяет наниматель. При превышении фактических расходов над этой выплатой работникам возмещаются расходы по найму жилья по подтверждающим документам, но в пределах размеров, установленных приложениями 1 и 2 к Положению N 176, и суточные в размерах, установленных этими же приложениями .

Отметим, сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы. Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения N 176.

Выдача водителю грузового автомобиля корпоративной карты порядок возмещения командировочных расходов не изменяет.

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Вильнюс на грузовом автомобиле с 07.10.2019 по 11.10.2019. Общая выплата установлена нанимателем в размере 50 евро за сутки. Работнику выдана корпоративная карта, на которую зачислен аванс, в том числе общая выплата 250 евро (50 евро x 5 суток). По возвращении из командировки водитель представил авансовый отчет и приложил документы, подтверждающие расходы по найму жилья за период с 08.10.2019 по 10.10.2019 на сумму 160 евро.

Вместе с тем при принятии решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Читайте также: