Lotus notes правила обработки почты

Обновлено: 05.07.2024

Программу Lotus Notes как почтовый клиент используют довольно редко, как правило это относится к крупным компаниям, где на Lotus реализован еще и документооборот или еще какие-то внутренние базы. Это правильно – зачем поднимать еще одну среду с Exchange, если Lotus уже есть.Те, кто успел поработать с Outlook, к Lotus привыкают очень не просто. И первое, с чем после первоначальной настройки сталкиваются пользователи, это с вопросом, как добавить автоматическую почту в Lotus Notes.

Добавление подписи к письмам в Lotus Notes настраивается при работе с почтовой базой, потому для начала войдите в нее. После этого нажмите на кнопку "Дополнительно" и выберите пункт "Параметры" (Рис.1)

Рис.1. Переход к параметрам почты

Рис.2. Настройка автоматической подписи в Lotus Notes

После нажмите кнопку "Ок". Теперь при создании письма снизу будет добавляться подпись.

Полностью аналогично только во вкладке "Шапка" можно добавить приветственную фразу, типа "Добрый день!", чтобы не писать ее.

Немного обо всем и все о немногом, или практический опыт системного администратора.

Вопросы пользователей по Lotus Notes

5 августа 2009, 16:32

В этой статье я решил писать ответы на вопросы, которые мне задают пользователи работая с Lotus Notes 7.0. Раньше статья периодически пополнялась, и я отвечал на вопросы посетителей. Но сейчас, многое изменилось, с Lotus Notes я больше не работаю. Но если у вас есть вопросы по Lotus Notes, и вы не нашли здесь ответ, то можете смело задавать их на форуме программистов lotus. Там вам помогут и с общими вопросами, и с вопросами администрирования и программирования. Если накопиться достаточно полезной информации (о полезности я надеюсь узнавать из ваших комментариев) тогда вынесу в отдельный раздел и разнесу по подразделам. Вопросы пока будут идти по мере поступления или “вспоминания”, поэтому пока логики в их организации не будет :)

Для начала вставлю картинку с наименованиями основных областей окна Lotus Notes (еще раз хочу подчеркнуть, что это седьмая версия), чтобы вам было было проще ориентироваться в терминах:

А теперь перейдем к вопросам.

Вопрос 1. Как мне посмотреть размер моей почтовой базы?

Ответ: На панели инструментов щелкаем левой кнопкой мышки на кнопку с изображением желтого ромба на синем квадрате, или нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Появится окно показанное на рисунке 2.

В этом окне щелкаем на слово Document и в выпадающем списке выбираем пункт Database. Окно немного меняет свой вид (изменяются вкладки) и далее нужно выбрать вкладку с изображением латинской буквы i (см. рисунок 3)

В открывшейся вкладке есть поле Disk space и размер в мегабайтах возле него, это и есть наш размер базы. На рисунке 3 это 94 мегабайта. Сразу хочу ответить и на ворос, что за проценты показываются в это же окне (рисунок 3), если нажать на кнопку % used. В большинстве случаев этот процент равен 95-98 %. Многие ошибочно считают, что это процент заполнения почтового ящика от максимально возможного размера. Но это не так. Это процент заполнения почтового ящика от текущего размера (в нашем случае от 94-х магабайт). Попробую объяснить подробнее. Пусть максимально возможный размер почтового ящика будет 100 Мб. В начале работы почтовый ящик занимает около 20 Мб. Если нажать на кнопку % used, то увидим 95-98 процентов. Теперь представим, что нам прислали два письма по 10 Мб. Размер почтового ящика будет автоматически увеличен до 40 Мб. Если нажать на кнопку % used, то снова увидим 95-98 процентов. Допустим эти два письма нам не нужны и мы их удаляем (не забываем удалить и из корзины Лотуса). Размер базы данных остался без изменений - 40 Мб, но если нажать на кнопку % used, то мы увидим уже на 95-98, а примерно 50 процентов. Это значит, что у нас физический размер базы равен 40 Мб, а писем там лежит только на 20 Мб. Ночью почтовым сервером проводится операция сжатия почтовой базы и ее физический размер уменьшается до фактического - в нашем примере до 20 Мб и когда вы придете утром на работу и снова посмотрите размер базы, то увидите 20 Мб и процент использования 95-98. Надеюсь объяснил :) Хочу только отметить, что операция сжатия может быть у вас настроена немного по другому, поэтому могут быть отличия. Но общий смысл процента использования тот же.

Вопрос 2. Как мне написать (изменить) автоматическую подпись к письму?

Ответ: Пункт меню Actions - Сервис - Параметры или на Панели действий кнопка Сервис - Параметры. В открывшемся окне верхняя вкладка Почта и ниже - вкладка Подпись.

Вопрос 3. Как сделать, чтобы при получении нового письма появлялось информационное окошко и где выставить частоту автоматической проверки почты?

Ответ: Пункт меню File - Preferences - User Preferences. Откроется окно, показанное на рисунке 4.

Нажимаем в левой части на раздел Mail, подпункт General, чтобы открылось вкладка показанная на рисунке 5.

Пункт Check for new mail every … minutes - здесь выставляется количество минут через которое осуществляется проверка почты на наличие новых писем. Пункт Show a popup - ставим “галочку”, чтобы появлялось информационное окошко с уведомлением о новых письмах.

Вопрос 4. Можно ли сделать так чтобы при закрытии программы Lotus Notes запоминались открытые вкладки писем?

Ответ: Да. Можно. Пункт меню File - Preferences - User Preferences (см. рисунок 4). Правый верхний угол - раздел Startup Options. Необходимо поставить “галочку” на пункте Save Window State on Exit.

Вопрос 5. Как мне посмотреть кто входит в группу рассылки?

Ответ: Самый простой и быстрый способ - создать новое письмо (комбинация клавиш Alt+1) и вставить в поле получателя группу рассылки. Затем щелкнуть по названию группы правой кнопкой мышки и выбрать в контекстном меню пункт Show Name Details. Откроется окно в котором будут перечислены почтовые адреса людей которые входят в данную группу рассылки.

Вопрос 6. Можно ли мне самому сделать группу рассылки?

Ответ: Да. Можно. Но нужно учесть, что это будет локальная группа рассылки (другие пользователи не будут ее видеть). На панели закладок нажимаем на третью сверху иконку , чтобы открылась Адресная книга. В адресной книге в панели действий нажимаем на кнопку New и в выпадающем меню выбираем пункт Group. Откроется окно показанное на рисунке 6:

Основные поля, которые нужно заполнить это Group name - название группы рассылки и Members - собственно почтовые адреса людей, которые будут входить в группу. Остальные поля можно оставить по умолчанию. Поле Members можно заполнять вручную по памяти, а можно нажать на маленькую кнопочку с черным треугольничком, чтобы открылось окно выбора имен - Select names (см. рисунок 7):

Здесь можно выбрать нужные почтовые адреса добавить их по двойному щелчку на имени или выбрав сразу несколько (мышкой слева от имени) нажать на кнопку Add. Далее ОК и далее кнопка Save & Close (Рисунок 6). Группа сохранится. Увидеть ее можно снова открыв адресную книгу и выбрав слева раздел Groups.

Вопрос 7. Как прочитанное письмо сделать (отметить) снова непрочитанным?

Ответ: Самый простой способ - это выбрать письмо и нажать на клавишу Insert. Вообще клавиша Insert инвертирует отображение письма, т.е. если письмо было прочитанным, то оно станет непрочитанным, если было непрочитанным, то станет прочитанным.

Вопрос 8. Как автоматически перенаправлять почту от конкретного отправителя в нужную папку?

Ответ: Сначала необходимо создать папку. В панели действий нажимаем кнопку Папка - пункт Создать папку. Откроется окно (cм. рис. 8 ) в котором нужно ввести название папки и выбрать папку в которой она будет создана.

Затем нужно создать правило. Если вы уже получали письмо от человека, то проще всего выбрать это письмо, щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и в выпавшем меню выбрать последний пункт Создать простое правило. В открывшемся окне (см. рисунок 9) нужно отметить необходимые условия (в нашем случае Если отправитель содержит).

Затем указать выполняемое действие - Переместить в папку (нажав на кнопку Выбрать, можно выбрать нужную папку). Нажимаем на кнопку Ок. Правило будет создано. Действовать правило будет на новые приходящие письма. Уже пришедшие нужно будет переместить в новую папку вручную.

Вопрос 9. Я создал(а) три архива и архивировал письма по годам. Но почему-то в архиве за 2009-й год, есть письма и за 2008 и 2007-й. Почему?

Ответ. Это очень распространенная ошибка если вы недавно познакомились с архивированием и оставляли все настройки (кроме названия) при создании нового архива по умолчанию. В таком случае скорее всего все ваши архивы ссылаются на один и тот же архивный файл и соответственно информация во всех трех архивах - одинаковая. Зайдите в пункт меню Actions - Архив - Параметры и выделите первый архив и нажмите на кнопку Edit. Откроется окно показанное на рисунке 10.

Стандартные папки Notes

Стандартные представления Notes

1. Откройте почту и щелкните в Панели Действий кнопку «Создать записку"

2. Заполните поля Кому, Копия и СК.

3. Задайте тему письма одной фразой в поле Тема

5. (Дополнительно) Вы можете задать параметры доставки

Форма письма имеет примерно следующий вид:

Панель действий при создании нового письма имеет следующий вид:

По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.

Работа с папками

Иметь возможность видеть всю полученную корреспонденцию в одном месте – это замечательно. Но зачастую это не самый лучший способ просмотра. В конце концов, не многие хранят всю свою переписку в одном ящике письменного стола.

К счастью, Notes предоставляет вам возможность организовывать вашу почту практически любым способом. Вам лишь нужно выбрать наиболее удобный для Вас. В частности, Вы можете создать столько папок, сколько вам нужно, и даже вкладывать одни папки в другие.

Создание папки

1.Выделите или откройте базу данных, в которой нужно создать папку.

2.Выполните команду Создание - Папка.

3.Введите имя папки в поле "Имя папки" и нажмите кнопку OK.

Смена типа папки

Удаление папки

1.Откройте папку, которую нужно удалить.

2.Выберите Действия - Папка - Удалить папку.

Примечание: При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.006)

Может быть пора? Такой вопрос рано или поздно появляются у коллег, которые используют Lotus в качестве почтового клиента или системы документооборота. Запрос на миграцию (по нашему опыту) может возникнуть на совсем разных уровнях организации: от топ-менеджмента до пользователей (особенно, если таких много). Вот несколько причин, почему миграция с Lotus в Exchange — не такая уж и простая задача:

RTF формат IBM Notes не совместим с форматом RTF Exchange;
IBM Notes использует SMTP-формат адресов только для внешних писем, Exchange для всех;
Необходимость сохранения делегирований;
Необходимость сохранения метаданных;
Часть писем может быть зашифрована.

Необходимость использования скриптов или сторонних систем для синхронизации адресных книг между Domino и Exchange;
Domino использует plain text для отправки писем в другие почтовые системы;
Domino использует формат iCalendar для отправки приглашений в другие почтовые системы;
Невозможность Free-Busy запросов и совместного бронирования ресурсов (без использования сторонних решений).

Переход без миграции. Пользователи получают пустые почтовые ящики, исходный почтовый сервис продолжает работать в режиме read-only.
Миграция с сосуществованием. Настраивается интеграция между исходной и целевой системами, после чего данные почтовых ящиков поэтапно переносятся в новую систему.
Миграция в режиме offline. Исходная система отключается, данные всех пользователей переносятся в новую систему.

Это решение выполняет двустороннюю синхронизацию LDAP-каталогов, создает контакты для почтовых объектов (ящики, списки, рассылки, ресурсы) из исходной системы. Есть возможность произвольной настройки сопоставления атрибутов и использования трансформации данных на лету. В результате вы получите идентичные адресные книги в Lotus и Exchange.

CMN также обеспечивает SMTP-связь между инфраструктурами:

Правит письма на лету;
Преобразует в правильный формат RTF;
Обрабатывает DocLinks;
Упаковывает Notes-данные в NSF;
Обрабатывает приглашения и запросы на ресурсы.

Еще одна важдая функция CMN — эмуляция Free-Busy. С ней коллегам необязательно знать кто чем пользуется: Lotus или Exchange. Эмуляция позволяет почтовому клиенту получить данные о доступности пользователя из другой почтовой системы. Вместо синхронизации данных, запросы между системами пересылаются в режиме реального времени.В результате можно пользоваться Free-Busy даже после миграции части пользователей.

Этот инструмент выполняет непосредственную миграцию. Сам процесс миграции можно условно разделить на несколько этапов: пре-миграция, миграция и пост-миграция.

Пре-миграция

На этом этапе выполняется анализ исходной инфраструктуры: домены, адреса, группы и т.д., создаются коллекции ящиков для миграции, учетные записи и объединение контактов с учетной записью AD.

Миграция

При миграции выполняется копирование данных почтовых ящиков в несколько потоков с сохранением ACL и метаданных. Также мигрируют группы. При необходимости, можно выполнить дельта-миграцию, если по каким-то причинам не удалось это сделать за один раз. MNE также берет на себя управление перенаправлением почты. Вся миграция происходит со скоростью сетевого соединения, поэтому нахождение окружения Lotus и Exchange в одном ЦОД дает большое преимущество по скорости.

Пост-миграция

Еще один опциональный этап миграции — это миграция приложений. Для этого у Quest есть специализированный продукт — Migrator for Notes to Sharepoint. В отдельной статье мы расскажем о работе с ним.

Пошаговый пример процедуры миграции при помощи решений MNE и CMN

Шаг 1. Выполнение обновления AD с помощью Coexistence Manager. Извлечение данных из каталога Domino и создание учетных записей пользователей (контактов) с включенной поддержкой почты в Active Directory. При этом почтовые ящики пользователей в Exchange еще не созданы. Записи пользователей в AD содержат текущие адреса пользователей Notes.

Шаг 3. Мастер переноса данных Migrator for Notes to Exchange включает учетные записи AD мигрирующих пользователей и устанавливает правила пересылки почты в Notes, чтобы почта, адресованная адресам Notes уже перенесенных пользователей, была перенаправлена в их активные почтовые ящики Exchange.

Шаг 4. Процесс повторяется при переходе каждой группы пользователей на новый сервер.

Шаг 5. Сервер Domino может быть выключен (на самом деле нет, если остались приложения).

Миграция завершена, можно расходиться по домам и открывать там клиент Exchange. Если вы уже задумываетесь о миграции из Lotus в Exchange, рекомендуем прочитать в нашем блоге статью о 7 шагах к успешной миграции. А если хотите посмотреть на тестовую миграцию в действии и убедиться в простоте использования продуктов Quest, оставьте заявку в форме обратной связи и мы проведем для вас бесплатную тестовую миграцию в Exchange.

Читайте также: