Оформление личного дела водителя

Обновлено: 02.07.2024

Главные темы месяца

Подскажите пожалуйста нужно ли хранить в личном деле работника документы: копии паспорта, инн, снилс, свидетельства о браке, о рождении детей? Или лучше для подобных документов завести отдельную папку. Сейчас в личных делах хранятся такие документы:
- личный листок по учету кадров или анкета
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор;
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
Насколько это верно?
И еще вопрос: если состав личного дела изменяется, ну т.е. вижу что чего-то недостает и добавляю в него документы, то внутренняя опись документов тоже меняется, но в некоторых делах опись была сделана предыдущим кадровиком, когда я что-то добавляю в нее или убираю лишние документы, то мне заводить новый бланк внутренней описи и ставить уже свою фамилию и текущую дату?

Цитата
Michelena пишет: личный листок по учету кадров

У вас госучреждение?
Порядок ведения личных дел в госучреждениях определяется соответствующим документом, естьПоложение о персональных данных госслужащих.
Если вы не относитесь к госучреждениям, то порядок ведения личных дал определяете сами с учетом требований ТК РФ и Закона о персональных данных.
Так как на копии паспорта будет видна фотография человека одновременно с его фамилией и именем, то хранить вместе с другими документами её нельзя. т.к. копия паспорта будет относится к биометрическим данным. Храните либо отдельно, либо снимайте копию без фотографии, либо совсем не храните, а только переносите данные паспорта в личную карточку Т-2.

Добрый день. Подскажите пожалуйста нужно ли в личное дело работника подшивать приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Личные дела обязательны же только для государственных служащих? Обычным бюджетным организациям это ведь не обязательно?

в общем то необязательны. но у нас по требованиям комитета ведутся. копии паспорта и т.д. я храню в отдельной папочке, хотя думаю, что когда придут с проверкой, придется все разложить по лд.

Здравствуйте!Подскажите пожалуйста новичку. про личные дела. Устроилась на работу, личных дел у сотрудников нет, только личные карточки Т-2.Штат ОАО:2 бухгалтера, секретарь-ОК, ген.директор, зам, и остальной - водители!Основная деятельность - Грузоперевозки.Я читала, что достаточно вести только личные карточки работников Т-2 для таких учреждений.А как же тогда то, что личные дела обязательно заводить, если с работниками заключаются договора о материальной ответственности.Тогда получается на водителей всё-таки обязательно заводить личные дела?

Цитата
Irishka-milka пишет: А как же тогда то, что личные дела обязательно заводить, если с работниками заключаются договора о материальной ответственности.

Irishka-milka, с водителями нельзя заключать договры о полной материальной ответственности, т.к. эта профессия не входит в соответсвующий Перечень.

Читала везде, ну вот очередная статья, подтверждающая тот факт, что с водителями точно необходимо заключать договора о полной материальной ответственности!

Можно ли заключить с водителем договор о полной материальной ответственности?

Приближается новый учебный год и наступает пора работы с личными делами школьников. Рассказываем, как проверить и подготовить личные дела своего класса, каких принципов работы придерживаться, а также какие документы запрашивать.

Формируем личное дело

На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.

Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.

Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих

Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.

Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.

Текст Федерального государственного образовательного стандарта основного общего образования приведён в редакции Приказа Минобрнауки России от 29 декабря 2014 г. № 1644. Переработанное издание.

Ведем и храним личное дело

Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.

Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Что такое личное дело работника

какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы включают в дело

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2021 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки;
служебные записки;
различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Для правильного оформление личных дел работников в 2021 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.2014 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах, и доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах: карточки Т-2 всегда хранятся отдельно, поскольку являются документами воинского учета.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сколько хранить дело

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов. Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236).

Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Как оформить титульный лист

Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве. Если разрабатываете форму титульного листа самостоятельно, возьмите за основу бланк из приложения № 6 Приказа Ростехнадзора № 372 от 30.05.2008.

На титульном листе пишут название компании, номер личного дела и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале — это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.

Вот образец, как оформить личное дело работника в 2021 году:

Нормативная база

Ольга, если для целей обработки ПД копия паспорта или СНИЛС нужна, то хранить не только можно, но и нужно. Например, режимный объект, пропускной режим, копия паспорта в личном деле необходима. Во всем остальном в тексте написано - для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.

Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента; приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

название компании;
Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
период сбора документов;
срок хранения;
данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

идентификационные данные лица, дающего разрешение;
цель обработки личной информации;
идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
список информации, с которой позволено работать нанимателю;
срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

наличие и комплектность всех документов;
их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

конечную дату;
общее количество листов;
предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Читайте также: