Как оплачивать бензин водителю
Обновлено: 02.07.2024
Организации, содержащие автопарк из нескольких машин, неизбежно сталкиваются с необходимостью вести финансовые расчеты по оплате горючего. Традиционный наличный расчет связан с ведением бумажной документации, очень неудобен и давно устарел. Существует более простой и надежный вариант – заправка по безналичному расчету. Она имеет ряд преимуществ перед оплатой горючего наличными средствами.
Как производится оплата топлива наличными деньгами
Руководство предприятия специальным указом наделяет водителей правом получать наличные средства для покупки топлива. Деньги выдаются на определенный период времени. Если на предприятии несколько наемных водителей, все они подотчетны и получают деньги на покупку топлива, необходимого, например, на день, неделю или месяц.
Водители, не имеющие топливной карты, оплачивает бензин полученными средствами. При этом они должны сохранять квитанции или чеки, которые в конце подотчетного периода предоставляют в бухгалтерию организации в качестве документального подтверждения покупки бензина или другого топлива.
Преимущества использования топливных карт
Для оплаты горючего через топливные карты, руководитель предприятия пополняет счет карточки, и водители при заправке бака снимают нужную сумму через терминал. Такой способ расчета дает следующие плюсы:
Другие статьи:
С Новым 2022 Годом!
Поздравительная открытка нашим партнерам и коллегам.
Информируем вас об изменениях в тарифной политике.
Изменения в сети обслуживания карт литровой и рублевой программы
Московская, Пензенская область.
Моторное масло Rosneft Revolux показало стабильные характеристики при увеличенном пробеге
В течение года в Краснодарском крае проходили испытания премиального моторного масла Rosneft Revolux D4 10W-40.
Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10_9_0) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/32.0.1664.3 Safari/537.36
Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.
Из этой статьи Вы узнаете:
Как отчитываться водителям
Как отчитываться механику
Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.
Ещё в обязанности механика включают:
- подсчет остатка топлива на начало и на конец смены,
- расчет расхода по норме и фактический остаток.
Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.
Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит топливные карты? Как учитывать бензин по картам?
за движение горючего в автопарке и заполнение ведомостей отвечает механик.
Как отчитываться водителям
Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.
Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться. Для этого нужно:
- взяв чек, в котором указана дата и количество залитого в бак топлива,
- приложить чек к путевому листу,
- указать в путевом листе номер топливной карты.
Это нужно, чтобы:
- документально подтвердить покупку,
- сверить цифры при взаиморасчетах с топливной компанией,
- механик и бухгалтер мог проконтролировать водителя, исключив расход бензина в личных целях.
Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.
Как отчитываться механику, когда ввели топливные карты
Работа механика не меняется. Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.
Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:
- было в баке машины при выезде из парка,
- водитель залил в бак на маршруте,
- осталось в автомобиле в конце смены.
Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.
Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах. Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.
Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт. Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:
- модель и гос. номер транспорта,
- ФИО водителя и личная подпись,
- дата выдачи топливной карты,
- дата, когда карту надо вернуть.
Владельцы транспортных компаний замечают: грузоперевозки стали обходиться дороже, а большая часть прибыли уходит на техобслуживание, заправки и оплату проезда по платным трассам.
Кроме того, до сих пор актуальна проблема обмана со стороны водителей на заправках, если выдавать на оплату топлива и других расходов наличные.
Большинство компаний уже отказались от выдачи наличных денег в пользу топливных карт — с их помощью удобно экономить и контролировать расходы водителей.
Эксперт: Павел Бельтюков
Должность: Директор Департамента по работе с крупным бизнесом
Преимущества топливных карт для бизнеса
Почему владельцам автопарка выгодно, чтобы водители заправлялись по топливным картам?
— Топливная карта — это аналог банковской карты, но снять с неё деньги нельзя. Карты используются только для оплаты бензина, шиномонтажа и других трат в рейсе. Но в отличие от наличных, водителю можно не брать чеки на АЗС: все операции по топливной карте владелец автопарка сразу видит в личном кабинете.
А ещё у нас есть чат-бот для руководителей, который работает в WhatsApp, Viber и Telegram. С его помощью можно быстро узнать остаток денег на счете, рассчитать страховку на автопарк, узнать, как получить акт сверки или оставить заявку на подключение нужного сервиса.
Например, вместимость бака у грузовика — 200 литров. Водитель отправляется в длительный рейс и получает большой лимит по топливной карте. Если руководителю придет чек с АЗС не на 200 литров, а на 250, он сразу сможет разобраться, в чём причина и зачем водителю понадобились лишние 50 литров.
Руководитель может отследить, где заправлялась машина, каким топливом, и даже сравнить цену
На каждой карте владелец автопарка может установить лимит трат на топливо. Это позволяет контролировать расходы на бензин и избежать трат, которые не предусмотрены в рейсе.
Лимит трат на заправку и виды топлива устанавливаются в личном кабинете
Где могут заправляться водители?
Кроме АЗС в приложении можно посмотреть местонахождение автомоек и СТО
Можно ли оплачивать этими картами что-то ещё, кроме топлива?
— По топливным картам ППР можно обслуживаться на 300 СТО по всей России. Руководителю нужно подключить услугу шиномонтажа в личном кабинете, выставить лимит трат — и можно отслеживать, где водитель менял покрышки и сколько на это потратил.
Но если директор автопарка выдаёт наличные, эти траты приходится учитывать, требовать у водителя чеки и проверять, были ли деньги потрачены по назначению. При оплате наличными и у бухгалтерии прибавляется работы: нужно подготовить авансовый отчет и учесть его в отчетности.
Как можно сэкономить с помощью топливных карт?
— Более 3 000 АЗС и 800 АГЗС по всей России предоставляют держателям карт ППР скидку — она зависит от тарифа, потребностей клиента и объемов топлива, который требуется машинам в автопарке. Если у компании большой автопарк и высокие расходы на топливо, можно обсудить с менеджером ППР персональную скидку.
Также мы помогаем компаниям вернуть 20% НДС за топливо. Для этого бухгалтеру нужно подать заявление в ФНС на возврат этой суммы.
Мы подсчитали, что благодаря скидкам, возврату НДС и строгому контролю за расходами водителей бизнес может сэкономить до 30% в месяц.
Какими сервисами могут пользоваться водители?
— Я слышал много положительных откликов о топливных картах не только от владельцев бизнеса, но и от самих водителей. Многие говорят, что им не так спокойно ездить с наличными деньгами: всегда есть риск, что могут ограбить. С карты снять деньги невозможно, поэтому она не настолько интересна и её редко пытаются украсть. Кроме того, вместе с топливной картой водители получают много полезных сервисов, которые помогают в дороге.
- узнать остаток денег на заправку;
- найти ближайшую АЗС и проложить маршрут;
- оплатить топливо или шиномонтаж без карты — с помощью сервиса PPR Pay.
PPR Pay. Это способ оплатить топливо без карты, через приложение. Удобно, если водитель забыл ПИН-код от карты или оставил её дома. Для оплаты водитель открывает штрихкод на экране смартфона, а кассир на АЗС считывает его. Транзакцию сразу видно в личном кабинете.
Летом мы запустим оплату топлива прямо через мобильное приложение, чтобы водителям на заправке не приходилось лишний раз выходить из машины.
Чтобы получить штрихкод, достаточно нажать одну кнопку в приложении
Например, бот поможет найти ближайшую заправку, сообщит лимит по карте и расскажет, что делать, если карту не принимают на АЗС. Если проблема сложная, бот подключит к чату консультанта из круглосуточной службы поддержки.
Техподдержка. Бывает, водитель не может расплатиться за топливо: ПИН-код забыл, а приложение с PPR Pay не установил. Обычно в этом случае лучше позвонить руководителю, чтобы он подсказал ПИН-код или выпустил электронный талон.
Но часто проблемы начинаются вечером или ночью, и если водитель находится в другом часовом поясе, то звонить руководителю может быть неудобно. Тогда можно позвонить на горячую линию ППР — операторы работают круглосуточно. Они подскажут, как быть, если водитель забыл ПИН-код и решат другие проблемы с картами.
Как оформить топливную карту?
— Мы оформляем топливные карты для автопарка за один день. Клиент созванивается с менеджером, мы помогаем выбрать подходящий тариф, заключаем договор и заводим личный кабинет. Клиенту остается пополнить счет минимально на 2000 рублей. Топливные карты мы выпускаем в тот же день и привозим в офис клиента курьером. Сроки доставки зависят от региона.
Владельцу бизнеса присылаем подробную инструкцию, как пользоваться картами и сервисами, чтобы он мог обо всём рассказать сотрудникам.
Первые 4 месяца работы с нами руководителей автопарков поддерживает персональный менеджер: присылает инструкции, отвечает на вопросы, помогает обучить персонал и подключить нужные сервисы. И после этого мы всегда на связи, если нужна помощь.
Когда владельцы автопарков разбираются со всеми функциями в личном кабинете и приложении, они замечают, что тратят меньше времени на документооборот и общение с менеджерами, — это дополнительный бонус к экономии расходов компании.
Читайте также: