Снятие показаний спидометра в бюджетном учреждении
Обновлено: 04.07.2024
В машине сломался одометр . Как заполнять путевые листы без наличия информации о реальном пробеге? Из-за сломавшегося счетчика у бухгалтера нет возможности фиксировать показания прибора для учета пробега транспортного средства. Не секрет, что к отсутствию показаний одометра могут придраться налоговики при проверке. Что делать, если сломался одометр , расскажем в статье.
Важный прибор
Обязательным для заполнения реквизитом путевого листа является информация одометра – прибора для измерения пробега автомобиля. Этот показатель используется для учета работы транспортного средства и его водителя и подтверждает правомерность расходов связанных с его эксплуатацией.
Для подсчета пробега автомобиля за день используют показания одометра перед выездом с парковки и показания на момент возвращения. Разница между этими числами является пробегом машины за рейс или рабочую смену.
Поломка одометра
Компания, не указывающая сведения с одометра в путевых листах, очень рискует. При налоговой проверке расходы на ГСМ и иные затраты, связанные с эксплуатацией машины исключат из налоговой базы по налогу на прибыль. В связи с этим на работу этого прибора и правильность отражения сведений в документе нужно обратить самое пристальное внимание. Что делать при поломке прибора? Например , сломался одометр, и путевые листы делали без показаний. Как быть когда починили ?
Вместо показаний одометра к путевому листу можно приложить документ, подтверждающий расстояние, которое проехал автомобиль с неисправным одометром. Например, можно составить бухгалтерскую справку, отразив в ней пробег автомобиля, полученный в результате измерений (письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848).
С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
Сроки оформления путевых листов
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.
Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.
Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.
Отметки о медосмотре
В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача. Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (от 15.12.2014 № 835н), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.
Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.
Показания одометра
Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника. С 1 марта допускается только один вариант – подпись сотрудника с фамилией и инициалами. В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса. Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды. Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.
Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.
Ответственность за нарушения
При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами. В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения:
Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах
В чем недочет
Кто вправе оштрафовать
Размер штрафа
на компанию
на гендиректора
на водителя
Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре
Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ)
От 110 000 до 130 000 руб.
От 15 000 до 25 000 руб.
ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ)
От 30 000 до 50 000 руб.
От 2000 до 3000 руб.
От 1000 до 1500 руб.
Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля
ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля
Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ)
20% от доначисленной суммы налога на прибыль
Как упростить ведение путевых листов
Что проверить еще
Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.
К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.
С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.
Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.
При снятии фактических показаний спидометра было выявлено расхождение фактических показаний спидометра с показаниями спидометра, отражаемыми в путевом листе. Водитель пишет объяснительную следущего содержания (дословно): я ошибся в показаниях спидометра и в итоге получилась непонятка с показаниями спидометра и путевых листов прошу извенить меня: и простить Руководитель накладывает визу: Гл.бухгалтеру принять меры. Подпись Как мне поступить?!
Имеет ли право сотрудник ГИБДД проверять показания спидометра? Что предусмотренно законом за несоответствие показаний спидометра и путевого листа и как себя вести в данной ситуации? Спасибо.
На гос. предприятии ввели систему ГЛОНАСС. Раньше оформляли путевые листы по спидометру. Теперь за несовпадения показаний спидометра и Глонасс с работников удерживают стоимость топлива. Лишают премии. Законно ли в этом случае действия предприятия? Обязаны ли мы возмещать разницу между этими показателями?
Работаю водителем на предприятии. Имеет ли право работодатель лишить премии за превышении скорости 130,3 и 131,1 разрешённая 130 км/ч по показаниям глонасс. При движении автомобиля руководствуюсь показаниями спидометра (глонасс в автомобиле не отоброжается) .Нарушенй по спидометру нет видеофиксации с радаров И камер гбдд нет. С уважением Александр.
Может ли сотрудник гаи сверять показания спидометра с путевым листом.
Ситуация такая. Спидометр переодически выключается при движении иногда дергается имеется видио. По показаниям глоннаса за месяц скорость мах 90-100 при разрешенной 80. Правомерно ли лешение премии за показания глоннасс?
Отказ в ремонте авто по гарантии из-за изменения предыдущим хозяином показания спидометра.
Правомено ли руководство приказом которого расход топлива будет осуществляться согласно показаниям глонас а не показаниям одометра (спидометра)
Суд приставом был наложен арест на автомобиль (записали показания спидометра) Но автомобиль находится в кредите и заложен в банке, имеют ли право приставы изьять автомобиль? И так как я на нем передвигался показания спидометра другие, что мне грозит от приставов за расхождения в км?
Я должник ( (. Судебный пристав арестовал автомобиль и отдали его мне на хранение. Могу ли я пользоваться автомобилем? (они фотографировали показания спидометра, а я еще пару десятков тысяч километров нагоняю, пока будут продавать и будет не стыковка в показаниях).
Как написать обьяснительную, если фактическое показание спидометра меньше, чем по путевому листу?
Как написать объяснительную, если фактическое показание спидометра меньше, чем по путевому листу.
Что делать если показания на спедометри и на радаре отличаются.
По какой причине могут сильно разниться показания спидометра и глоннс, ели учесть что все по чесному.
При выезде с КПП забыл указать показание спидометра, как грамотно написать пояснительную записку.
Можно принимать за основание показание глонасса когда есть расхождение с показанием спидометра в меньшую сторону.
Как написать объяснительную: на спидометре машины больше показания. Чем должно быть по факту?.
Существует ли возможность для ограничения передвижения автомобиля, который является наследственным имуществом, до раздела наследства, снять показания спидометра и официально их зарегистрировать?
Вавгусте месеце уведомили под роспись что паказанее гсм будет расчитыватся по гланасу сейчас нас вызвали 5 человек. И что были завиксированы сливы. И просят дать оъбяснительную по этому поваду хатя я работаю сагласна показаний спедометра и нор рассхода топлива каторые установила администрация црб.
Руководство нашего предприятия, ввело спутниковый мониторинг за автотранспортом. При этом учет километрожа пройденного автомобилем ведет по данным спутникого навигатора, при этом показания спидометра и данные спутника расходятся в показаниях, разницу расхода топлива вычитают из зарплаты водителей, правомерны ли действия руководителя предприятия и какие действия надо предпринимать нам, водителям.
Скажите пожалуйста, является ли показание застывшей стрелки на электронном спидометре доказательством в суде?
Выявлено нарушение при учете расхода бензина 2011 году. Расхождение показаний спидометра и путевых листов. Если срок давности данного нарушения.
У нас расхождение по показаниям спидометра и путевого листа, работник заправлял на свои деньги, как быть и привести все в соответствие (бюджетная организация)
Пожалуйста как доказать работодателю что одометр имеет погрешность, в связи с чем глонасс показывает пробег меньше чем показания одометра (спидометра). Работодатель требует возместить разницу в топливе.
Фирма арендует авто у сотрудников, и обеспечивает их ГСМ. При заполнении путевых листов мы не учитываем километраж, который приходится на путь дом-работа-дом и то,что наезжено в выходные дни. Т.е. если в пятницу показания спидометра при возвращении по путевому листу 10000 км, то понедельник утро начинается с этого километража, а на спидометре фактически 11500. Мы берем, толь тот км,на который тратится ГСМ фирмы. Это правильно или нет? У нас есть приказ к Учетной, в нем отражено, такое ведение путевых листов. С уважением Н.В.
Возможно ли взыскать матер. Ущерб с начальника отдела с которым был заключен договор о полной мат. ответственности при обнаружении разных показаний спидометра служебного автомобиля?
Читайте также: