Отчет водителя дальнобойщика за рейс образец

Обновлено: 05.07.2024

Помогите, пожалуйста, разобраться, правильно ли я понимаю ситуацию с налогами - Когда водитель-дальнобойщик в нашей компании отправляются в рейс мы им выплачиваем суточные 500 рублей, эта компенсация разъездного характера работы пропивана у нас в трудовых договорах с водителями. Вопрос мой, крнечно, про налоги. правильно ли я рассуждаю: налога на прибыль не будет, т. к. это - выплата в пользу работников, предусмотренная трудовым договором (ст 255НК), НДФЛ - согласно Письму Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252 тоже нет, но тут я сомневаюсь (может, только со 100 рублей нет, а с 400- НДФЛ платить надо. ), ЕСН и пенс. взносы - только со 100 рублей нет, а с 400 - платим, или я не права?

Так суточные или разъездной? Дальнобойщики не могут быть направлены в командировку по нормам ТК РФ. Отсюда и налоги.

С уважением, Людмила

Очень любопытное утверждение про дальнобойщиков. Не могли бы Вы развить Вашу мысль.(про налоги не нужно)
Спасибо

С уважением, Людмила

Хотя, если допустить что водитель-дальнобойщик не получает командировочные т.к.у него разъездной х-р р-ты.
а что насчет оплаты гостиницы и автостоянки и оплаты за переезд мостов и экологичесикие сборы.Подобные затраты водителя как трактовать?

Наверно, это не ко мне вопрос. Суточные не спасем, однозначно. Остальное будет подтверждено, вероятно, авансовым отчетом и путевым листом.

С уважением, Людмила

УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ

Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы I ранга
А.А. Глинкин

Вопрос: Организация осуществляет деятельность по междугородной перевозке грузов автотранспортом (общий режим налогообложения).
Во время рейсов водители для отдыха останавливаются на платных автостоянках. Из полученных под отчет денег ими производится оплата услуг автостоянок. Однако не все автостоянки выдают необходимые документы, подтверждающие прием наличных денег.
Просим разъяснить, какие документы, подтверждающие оплату услуг автостоянок, должны быть у организации для учета указанных расходов в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли:
кассовый чек, в котором есть все реквизиты выдавшей его организации, наименование услуги - "автостоянка", стоимость услуги в рублях;
кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, в которой указаны наименование услуги - "автостоянка", стоимость услуг и т.п.;
квитанция за парковку автомобилей (по форме, утвержденной Письмом Министерства финансов Российской Федерации от 24.02.1994 N 16-38), являющаяся бланком строгой отчетности?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов по парковке автомобиля и сообщает следующее.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта.
В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой автостоянок.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Система налогового учета по налогу на прибыль организаций установлена ст. 313 Кодекса, согласно которой основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Согласно положениям п. 1 ст. 11 Кодекса понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.
В соответствии со ст. 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Первичные учетные документы, составленные с учетом вышеизложенных требований, являются подтверждающими документами для налогового учета прибыли организаций.
Согласно Письму Госналогслужбы России от 30.08.1994 N НИ-6-14/320 квитанция за парковку автомобилей, утвержденная Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-38, может использоваться при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин.
В том случае, если автостоянка использует при наличных расчетах контрольно-кассовую машину, подтверждающим документом будет являться кассовый чек.
Расходы по оплате услуг автостоянки, подтвержденные квитанцией за парковку либо кассовым чеком, в целях налогообложения прибыли являются подтвержденными.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
27.04.2006

Как отражаются в учете транспортной организации расчеты с работниками-водителями, осуществляющими междугородные перевозки грузов? Просим разъяснить на примере: водителю выданы денежные средства на четырехдневную поездку в сумме 15 000 руб. Организация ведет суммированный учет рабочего времени.
По возвращении из поездки водителем представлен авансовый отчет, согласно которому им истрачено 14 000 руб. (из них 2000 руб. (в том числе НДС 305 руб.) истрачено на услуги гостиниц, которыми пользовался работник во время отдыха в соответствии с установленным ему графиком; сумма 10 000 руб., в том числе НДС 1525 руб., - стоимость приобретенного для использования в поездке бензина, масла; остальная сумма (2000 руб., в том числе НДС 305 руб.) - стоимость услуг автостоянок).

Прежде всего, отметим, что согласно ст.166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Вышесказанное относится и к работе водителя, осуществляющего многодневные междугородные перевозки грузов.
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей утверждено Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15. Согласно п.5 Положения на междугородных перевозках при направлении водителей в дальние рейсы, при которых водитель за установленную графиком работы (сменности) продолжительность ежедневной работы не может вернуться к постоянному месту работы, работодатель устанавливает водителю задание по времени на движение и стоянку автомобиля с учетом норм указанного Положения.
Пунктом 9 Положения определено, что при суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителей не может превышать 10 часов, за исключением случаев, предусмотренных, в частности, п.10 Положения, в соответствии с которым в случае, когда при осуществлении междугородной перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 часов.
При этом согласно абз.3 п.25 Положения на междугородных перевозках при суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха в пунктах оборота или в промежуточных пунктах не может быть менее продолжительности времени предшествующей смены.
Исходя из установленных Положением особенностей режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей транспортная организация обеспечивает работникам-водителям соответствующие условия: несет расходы на оплату услуг гостиниц, которыми пользуются работники во время отдыха в соответствии с утвержденным организацией графиком.
Организация перед поездкой выдает работнику наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем, согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40. Поскольку поездка работника не является командировкой, расчеты с работникам по выданным ему под отчет суммам производятся в общем порядке: работник обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства под отчет, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (абз.3 п.11 Порядка).
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сумма, выданная под отчет работнику, отражается по дебету данного счета в корреспонденции со счетом 50 "Касса". По окончании поездки в установленный для отчета работника срок неизрасходованная сумма передается работником в кассу организации, что отражается по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 71. Сумма произведенных работником расходов, отчет о которых (авансовый отчет) утвержден руководителем, списывается со счета 71 в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов в зависимости от характера произведенных расходов.
В данном случае работник произвел, в частности, расходы на оплату услуг гостиниц, автостоянок. Расходы на данные услуги, произведенные работником за счет средств организации и в ее интересах, являются расходами по обычным видам деятельности (п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражаются по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 71, формируя себестоимость транспортных услуг отчетного периода (п.18 ПБУ 10/99). Что касается приобретенного работником бензина и масла, то данные ГСМ должны быть учтены в качестве материальных ценностей. Стоимость приобретенных ГСМ отражается по дебету счета 10 "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо", и кредиту счета 71. Исходя из предположения, что в данном случае приобретенные ГСМ полностью использованы работником в поездке, стоимость этих ГСМ списывается со счета 10, субсчет 10-3, в дебет счета 20.
Суммы НДС, уплаченные работником организации в стоимости потребленных в поездке услуг, приобретенных ГСМ, на основании первичных документов с выделенной в них суммой НДС, отражаются по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 71. Данные суммы организация может принять к вычету при определении суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет (п.1, пп.1 п.2 ст.171 Налогового кодекса РФ). В соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговый вычет предоставляется на основании счетов-фактур, выставленных продавцами ГСМ, услуг, а также документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (чеков ККМ, бланков строгой отчетности). Налоговый вычет отражается по кредиту счета 19 и дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Выданы работнику денежные¦ ¦ ¦ ¦ Расходный ¦
¦средства под отчет ¦ 71 ¦ 50 ¦ 15 000¦ кассовый ордер ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ По возвращении работника из поездки ¦
+-------------------------T------T------T-------T----------------+
¦Возвращена работником ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦неиспользованная сумма ¦ ¦ ¦ ¦ Приходный ¦
¦денежных средств ¦ 50 ¦ 71 ¦ 1 000¦ кассовый ордер ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражена стоимость ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приобретенных ГСМ ¦ ¦ ¦ ¦Авансовый отчет,¦
¦(10 000 - 1525) ¦ 10-3 ¦ 71 ¦ 8 475¦ Приходный ордер¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражен НДС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предъявленный продавцами ¦ ¦ ¦ ¦ Счет-фактура, ¦
¦ГСМ ¦ 19 ¦ 71 ¦ 1 525¦ Авансовый отчет¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Списана на затраты ¦ ¦ ¦ ¦ Требование- ¦
¦стоимость ГСМ ¦ 20 ¦ 10-3 ¦ 8 475¦ накладная ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражены затраты на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦оплату услуг гостиницы и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦автостоянки, связанные с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦поездкой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(2000 - 305 + 2000 - 305)¦ 20 ¦ 71 ¦ 3 390¦ Авансовый отчет¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражен НДС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предъявленный продавцами ¦ ¦ ¦ ¦ Счет-фактура, ¦
¦услуг (305 + 305) ¦ 19 ¦ 71 ¦ 610¦ Авансовый отчет¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Счет ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (форма N 3-Г), ¦
¦Отражен налоговый вычет ¦ ¦ ¦ ¦ Чек ККМ, ¦
¦по НДС (1525 + 610) ¦ 68 ¦ 19 ¦ 2 135¦ Счет-фактура ¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------

-------------------------------
Расходы транспортной организации на приобретение ГСМ признаются для целей налогообложения прибыли материальными расходами (пп.5 п.1 ст.254 НК РФ). Согласно п.2 ст.272 НК РФ датой осуществления таких расходов признается дата передачи в производство материалов (ГСМ) - в части ГСМ, приходящихся на оказанные транспортные услуги.
Исходя из условия, что затраты по оплате услуг гостиницы и автостоянки в данном случае обоснованны (то есть экономически оправданны) и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, сумма этих затрат признается расходом, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (п.1 ст.252 НК РФ). Данные расходы признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (пп.11, 49 п.1 ст.264 НК РФ). Датой осуществления этих расходов является дата утверждения авансового отчета работника (абз.3, 5 пп.5 п.7 ст.272 НК РФ).

В.В.Гришина
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
02.03.2005

За текущий год порядок возмещения командировочных расходов менялся дважды. С 23 марта вступило в силу общее для всех командировок (заграничных и по Республике Беларусь) Положение N 176. Для целей возмещения командировочных расходов водители были разделены на тех, которые осуществляют международные автомобильные перевозки для собственных нужд организации, и осуществляющих иные перевозки. Для этих групп водителей был определен разный порядок расчета суммы возмещаемых расходов. При этом трудности представляли критерии, согласно которым водителей следовало делить на указанные группы.

С 7 сентября в силу изменений, внесенных в Положение N 176, больше не требуется разбираться в нюансах конкретной автомобильной перевозки: международная она или нет, для собственных нужд организации или иная. Сейчас ориентиром выступают характеристики транспортного средства, которым управляет командированный водитель.

Ответим на вопросы о нынешнем порядке возмещения командировочных расходов водителям.

1. В каком случае командировочные расходы водителю следует рассчитывать, как обычному работнику, а когда — по правилам гл. 7 Положения N 176?

Справочно
Определения служебного и специального легковых автомобилей (пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя) приводятся в нескольких нормативных документах :
служебный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в том числе для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юридического лица;
специальный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для выполнения возложенных на юридическое лицо задач и функций, укомплектованный специальным технологическим оборудованием и (или) имеющий специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, а также легковые автомобили оперативного назначения.
Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов водителям.

Пример

Ситуация 1. Румянцев А.Н. направлен в командировку в г. Москву в качестве водителя служебного легкового автомобиля для перевозки трех сотрудников организации к месту проведения выставки.

Ситуация 2. Маршал Е.Ф. направлен в командировку в г. Новозыбков в качестве водителя служебного легкового автомобиля для доставки маловесного груза (швейные изделия).

Ситуация 3. Князев И.Г. направлен в командировку в г. Минск в качестве водителя грузового автомобиля для перевозки груза (мебель). Вместе с ним на этом автомобиле в командировку следует рабочий-монтажник.

В первых двух ситуациях исходим из того, что перевозки осуществляются водителями на служебных легковых автомобилях. Тот факт, что во второй ситуации таким автомобилем перевозится груз, роли не играет, поскольку это не изменяет характеристики автомобиля. Значит, командировочные и Румянцеву А.Н., и Маршалу Е.Ф. возмещаются по общеустановленным правилам, то есть исходя из норм гл. 2 — 4 Положения N 176.

В третьей ситуации водитель Князев И.Г. следует в командировку за рулем грузового автомобиля, соответственно расчет командировочных расходов производится по правилам гл. 7 Положения N 176.

Отметим, если рассматривать возмещение расходов по найму, то ключевым отличием является следующий факт:

— водителям, которые подпадают под нормы гл. 7, указанные расходы в составе общей выплаты оплачиваются за все дни командировки, в том числе за время нахождения в пути ;

— прочим водителям, которые Положением N 176 приравниваются к обычным работникам, — только за период нахождения в месте командировки (при условии, что на эти цели работнику не выдана корпоративная карта) .

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Саратов на 5 дней (дни отъезда в командировку и прибытия из нее являются соответственно днями пересечения границы Республики Беларусь). В месте командировки он находился 3 дня/2 ночи. По возвращении из командировки документы, подтверждающие фактические расходы по найму, водитель не представил.

Ситуация 1. Он осуществляет перевозку пассажиров автобусом. Общая выплата для России установлена нанимателем в размере 50 евро.

Ситуация 2. Он следует за рулем служебного легкового автомобиля. Аванс выдан наличными.

В первой ситуации возмещение командировочных расходов производится работнику по правилам гл. 7, то есть ему полагается общая выплата в сумме 250 евро (50 евро x 5 дней). Даты прибытия в г. Саратов и убытия из него в расчет не принимаются.

Во второй ситуации возмещение расходов по найму производится водителю по правилам гл. 2 — 4, то есть в сумме 240 долл. США (120 долл. США x 2 ночи). Суточные возмещаются за все дни командировки в сумме 150 долл. США (30 долл. США x 5 дней). Итого работнику причитается 390 долл. США (240 долл. США + 150 долл. США).

2. Можно ли установить общую выплату разной величины в зависимости от таких критериев, как место командировки, ее продолжительность (многодневная/однодневная), профессиональные характеристики водителя (стаж, категория)?

Размер и порядок расчета общей выплаты водителям определяются нанимателем (целесообразно закрепить в локальном правовом акте, например в положении о командировках). Вместе с тем диапазон, в рамках которого может варьировать наниматель при установлении величин общей выплаты, законодательно ограничен, а именно за время нахождения :

— в пределах Республики Беларусь — не более пятикратного размера суточных (45 руб.), но не менее однократной их величины (9 руб.);

— за время нахождения за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

В рамках командировок по Беларуси, а также за границу размер общей выплаты в отношении различных населенных пунктов (стран) командирования наниматель вправе установить как единым, так и отличающимся. Главное при этом — соблюсти вышеобозначенные диапазоны.

Пример

в пределах Республики Беларусь: для областных центров и Минска — 45 руб., районных центров — 35 руб., остальных населенных пунктов — 25 руб.;

за границей: для России — 25 евро, г. Москвы — 80 евро, Украины — 50 евро.

Вместе с тем ряд критериев не может служить основанием установления в организации отличающихся размеров общей выплаты. К таковым относится в том числе продолжительность командировки (многодневная/однодневная). При командировании на один день общая выплата командированному водителю составляет 100% определенного нанимателем ее размера . То есть согласно законодательству независимо от того, является ли командировка в один и тот же населенный пункт (страну) многодневной или однодневной, величина общей выплаты в расчете за день в любом случае должна совпадать.

Также критерием отличающейся общей выплаты не могут являться профессиональные характеристики конкретного водителя. В противном случае речь можно вести о дискриминации, поскольку право на возмещение командировочных расходов обусловлено гарантией, установленной законодательством, и не связано со спецификой трудовой функции, навыками и личностью работника .

3. Водителю грузового автомобиля при направлении в загранкомандировку выдана корпоративная банковская карта для оплаты расходов, в том числе по найму жилья. Означает ли это, что направляющая сторона оплатила водителю жилое помещение и возмещение командировочных ему надлежит производить не в виде общей выплаты, а исходя из фактических документально подтвержденных расходов?

Возмещение командировочных расходов водителям грузовых автомобилей производится по правилам гл. 7 Положения N 176, а именно п. 37 — 44 . То есть нормы п. 17 Положения N 176 в отношении указанных водителей не применяются.

Так, возмещение командировочных расходов этим работникам производится в виде общей выплаты, конкретный размер которой в установленном диапазоне определяет наниматель. При превышении фактических расходов над этой выплатой работникам возмещаются расходы по найму жилья по подтверждающим документам, но в пределах размеров, установленных приложениями 1 и 2 к Положению N 176, и суточные в размерах, установленных этими же приложениями .

Отметим, сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы. Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения N 176.

Выдача водителю грузового автомобиля корпоративной карты порядок возмещения командировочных расходов не изменяет.

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Вильнюс на грузовом автомобиле с 07.10.2019 по 11.10.2019. Общая выплата установлена нанимателем в размере 50 евро за сутки. Работнику выдана корпоративная карта, на которую зачислен аванс, в том числе общая выплата 250 евро (50 евро x 5 суток). По возвращении из командировки водитель представил авансовый отчет и приложил документы, подтверждающие расходы по найму жилья за период с 08.10.2019 по 10.10.2019 на сумму 160 евро.

Вместе с тем при принятии решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

1. Если вы проезжаете платный участок дороги с временным ограничением движения грузового транспорта то ваши действия следующие: делаем скриншот таблички с ограничительной надписью при подъезде к посту, следующий скриншот при прохождении поста и оплате. Если вы проходите пост в момент действия ограничения, то оплата из вашего заработка, если в разрешенное время, то фирма компенсирует вам оплату.

2. Участки с неограниченным движением грузовиков, но с оплатой за проезд компенсируются фирмой.

При составлении рейсового отчета от вас требуется один скриншот технического состояния тягача перед рейсом(в начале отчета), второй скриншот после рейса(в конце отчета). Скриншот после ремонта идет первым в следующем отчете. При проезде платных участков делать один скриншот с суммой оплаты, если участок без ограничения движения!

Читайте также: